Proces herziening richtlijnen

De agendacommissie richtlijnen palliatieve zorg – bestaande uit vertegenwoordigers van beroepsverenigingen in de zorg en patiëntvertegenwoordigers – besluit welke richtlijnen als eerste herzien  worden. Stichting PZNL ondersteunt hen bij deze onderwerpskeuze en afbakening. Stichting PZNL verkent het onderwerp en benadert experts om mee te denken over welke informatie of handvatten worden gemist in het veld. Daarnaast inventariseert stichting PZNL welke wetenschappelijke-, beroeps-, koepel- en patiëntenverenigingen zij willen betrekken voor de ontwikkeling of herziening van de richtlijn en welke vereniging de voorzitter zou kunnen leveren. Dit resulteert in een advies aan de agendacommissie. Wanneer zij zich kunnen vinden in het advies, kan gestart worden met de voorbereidingsfase.

In de voorbereidingsfase benadert stichting PZNL de wetenschappelijke-, beroeps- en koepelverenigingen om deel te nemen aan de werkgroep of eventueel klankbordgroep. De belangen van werkgroep- en klankbordleden worden in kaart gebracht. Daarnaast zoekt stichting PZNL contact met relevante patiëntenvereniging(en) om het patiëntperspectief en hun rol in de ontwikkeling of herziening van de richtlijn af te stemmen. Tot slot betrekt stichting PZNL een literatuuronderzoeker voor methodologische ondersteuning.

Stichting PZNL benadert de vereniging waarvan door de agendacommissie is geadviseerd om de voorzittende rol op zich te nemen. Met deze voorzitter wordt de samenstelling van de werkgroep en klankbordgroep doorgenomen om te bepalen of alle benodigde expertise vertegenwoordigd is. Vervolgens benadert stichting PZNL de verenigingen met het verzoek één of meerdere leden af te vaardigen voor de werkgroep of klankbordgroep.

Verenigingen met een discipline die slechts in beperkte, specifieke mate van belang is voor het opstellen van de richtlijn worden gevraagd zitting te nemen in de klankbordgroep. De klankbordgroep leest op vaste momenten mee en levert input. Daarnaast zijn klankbordleden door werkgroepleden te benaderen om input te leveren op basis van hun specifieke expertise.

Wanneer een werkgroep- of klankbordlid is gemandateerd door zijn of haar wetenschappelijke-, beroeps- of koepelvereniging, vraagt stichting PZNL hem/haar vragen een belangenverklaring in te vullen. Hierin vraagt stichting PZNL naar (mogelijk conflicterende) belangen in het kader van (het onderwerp van) de richtlijn. Indien nodig bespreekt stichting PZNL de belangen en onderneemt eventueel actie. Stichting PZNL volgt hiervoor de code ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling. Belangenverklaringen van werkgroepleden en klankbordleden zijn op te vragen via richtlijnen@pznl.nl.

Wat doet stichting PZNL?
Stichting PZNL bespreekt met de voorzitter de samenstelling van de werkgroep. Stichting PZNL verzorgt en beoordeelt de mandaten en belangenverklaringen.

2.2 Patiëntparticipatie

Bij elke richtlijn benadert stichting PZNL in samenwerking met Patiëntenfederatie Nederland relevante patiëntenvereniging(en) voor de invulling van het patiëntperspectief. Met hen brengen we in kaart wat hun rol zou kunnen zijn bij de ontwikkeling of herziening van de richtlijn:

• Lid van de werkgroep: leden van de richtlijnwerkgroep schrijven (mee) aan richtlijnteksten. Afhankelijk van de wensen en capaciteit van de patiëntvertegenwoordiger varieert dit tussen mee discussiëren en daadwerkelijk meeschrijven.
•  Agendalid: de patiëntvertegenwoordiger is in ieder geval betrokken bij de knelpunteninventarisatie, het formuleren van minimaal 1 uitgangsvraag, het meelezen met de PICO’s, het beoordelen van de conceptrichtlijn voorafgaand aan en in de commentaarfase.
• Lid van de klankbordgroep: de patiëntvertegenwoordiger beoordeelt de conceptrichtlijn voorafgaand aan en in de commentaarfase.
• Beoordelen richtlijn in commentaarronde.

Wat doet stichting PZNL?
Stichting PZNL bespreekt de invulling van het patiëntperspectief met de Patiëntenfederatie Nederland en relevante patiëntenvereniging(en).

In de ontwikkelingsfase schrijft de werkgroep de conceptrichtlijn. Hierbij hanteren zij de methodologie volgens de AQUA leidraad. Om het raamwerk van de richtlijn vorm te geven, worden knelpunten geïnventariseerd. Een literatuuronderzoeker voert het literatuuronderzoek uit en schrijft een literatuurrapport ter onderbouwing van de richtlijn. Gedurende het literatuuronderzoek en daarna schrijven de werkgroepleden de richtlijnteksten.

3.1 Knelpunteninventarisatie

De ontwikkeling van de richtlijn start met het inventariseren van knelpunten. De verenigingen die zijn benaderd voor deelname aan de werkgroep dragen knelpunten van hun achterban aan. Deze knelpunten worden in afstemming met de voorzitter van de richtlijnwerkgroep omgezet in een knelpuntenenquête. stichting PZNL verspreid de enquête vervolgens via relevante verenigingen en via social media onder zorgverleners met de vraag de enquête in te vullen. stichting PZNL voert tevens in samenwerking met de betrokken patiëntenvereniging(en) een knelpunteninventarisatie onder patiënten en/of naasten uit. Dit kan onder andere door middel van een aangepaste enquête, interviews of een focusgroep.

Wat doet stichting PZNL?
stichting PZNL inventariseert knelpunten onder zorgverleners en patiënten en/of naasten. Daarnaast analyseert stichting PZNL de resultaten om tot een prioritering van de knelpunten te komen.

3.2 Opstellen van uitgangsvragen

Op basis van de resultaten van de knelpunteninventarisatie bepaalt de werkgroep welke onderwerpen zij uitwerken in de richtlijn. Deze knelpunten worden omgezet in uitgangsvragen. Minimaal één uitgangsvraag baseren zij op de knelpunten van patiënten en/of naasten. Zorgvuldig geformuleerde uitgangsvragen zijn van belang voor de kwaliteit van de richtlijn. De aanbevelingen geven antwoord op deze uitgangsvragen om zo bij te dragen aan de kwaliteit van de zorg.

De werkgroep werkt elke uitgangsvraag uit in een module. Voor elke module wordt bepaald of literatuuronderzoek bij kan dragen aan het beantwoorden van de uitgangsvraag. De modules waarvoor systematisch literatuuronderzoek is uitgevoerd worden evidence-based modules genoemd; de modules waarvoor geen systematisch literatuuronderzoek is uitgevoerd worden consensus-based modules genoemd.

De werkgroep verdeeld de modules onder de werkgroepleden met de betreffende expertise per onderwerp (in subgroepen van 2 tot 3 leden). Elke subgroep wijst 1 kartrekker aan, die verantwoordelijk is voor de voortgang in het schrijven van de module.

Wat doet stichting PZNL?
stichting PZNL ondersteunt de werkgroepleden om de uitgangsvragen zorgvuldig te formuleren en de subgroepen te vormen.

3.3 Literatuuronderzoek

Voor de evidence-based modules voert de literatuuronderzoeker systematisch literatuuronderzoek uit. Enkele werkgroepleden (die interesse en expertise hebben in systematisch literatuuronderzoek) zetten samen met de literatuuronderzoeker de uitgangsvraag om in één of meerdere onderzoeksvragen. De onderzoeksvragen worden geformuleerd volgens PICO: patiënten – interventie – controle – uitkomsten (outcome). Daarnaast stellen de werkgroepleden en literatuuronderzoeker samen vast welke selectiecriteria worden gebruikt bij het selecteren van de literatuur. De literatuuronderzoeker gebruikt deze gegevens voor het uitvoeren van systematisch literatuuronderzoek. Wanneer de literatuuronderzoeker de literatuur systematisch heeft doorzocht en met behulp van de werkgroepleden heeft geselecteerd, vat de literatuuronderzoeker deze samen. Dit gebeurt op basis van de GRADE methodiek, de internationale standaard voor richtlijnen. De samenvatting van de literatuur wordt weergegeven in evidence tabellen, inclusief een beoordeling van de kwaliteit van de geïncludeerde artikelen.

Wat doet stichting PZNL?
stichting PZNL coördineert het gehele proces van literatuuronderzoek. De literatuuronderzoeker ondersteunt de werkgroep bij het opstellen van de onderzoeksvragen/PICO’s en het opstellen van de selectiecriteria. Daarnaast zoekt en selecteert de literatuuronderzoeker de artikelen, in samenspraak met de werkgroepleden. Tot slot vat de literatuuronderzoeker de geïncludeerde artikelen samen.

3.4 Schrijven van conceptmodules

Voor elke module formuleert de werkgroep overwegingen en aanbevelingen.

De conclusies van het literatuuronderzoek vormen de basis voor de overwegingen voor de modules waarvoor systematisch literatuuronderzoek is uitgevoerd en literatuur is gevonden. Deze conclusies zijn echter niet direct toepasbaar in de dagelijkse (Nederlandse) zorgpraktijk. Daarom dienen de conclusies in perspectief te worden geplaatst. Dit beschrijven de werkgroepleden in de overwegingen, op basis van een aantal standaard onderdelen. Voor de modules waarvoor geen systematisch literatuuronderzoek is uitgevoerd of waarvoor het literatuuronderzoek geen resultaten heeft opgeleverd, formuleert de werkgroep overwegingen. Dit gebeurt dan op basis van (internationale) richtlijnen of kwaliteitsstandaarden, andere literatuur en/of expert opinion.

Op basis van de overwegingen formuleert de werkgroep aanbevelingen. Aanbevelingen geven antwoord op de uitgangsvraag. In aanbevelingen worden de beste zorgopties voor het besproken onderwerp gegeven. Aanbevelingen zijn volgens een vaste methodiek helder en éénduidig geformuleerd, zodat de zorgverlener weet wat hij/zij moet doen. Aanbevelingen kunnen sterk of zwak zijn, afhankelijk van de onderliggende literatuurconclusies en overwegingen.

Tot slot stelt een werkgroeplid samen met de procesbegeleider de inleiding en bijlagen op. De inleiding beschrijft wat de aanleiding van de ontwikkeling/herziening en het belang van de richtlijn zijn, als ook de definitie en het kader van het symptoom/de aandoening/de populatie. De bijlagen bevatten onder andere de methode van de ontwikkelen/herziening van de richtlijn, een overzicht van de betrokken werkgroepleden en een uitgebreide beschrijving van de resultaten van het systematische literatuuronderzoek. De methodologische delen van de inleiding en bijlagen stelt de procesbegeleider/secretaresse op; de inhoudelijke onderdelen schrijft de werkgroep/voorzitter.

Wat doet stichting PZNL?
Stichting PZNL begeleidt de werkgroep in het proces van het opstellen van de overwegingen en aanbevelingen. Daarnaast redigeert stichting PZNL de overwegingen en aanbevelingen, zodat deze helder en juist geformuleerd zijn. Tot slot stelt stichting PZNL de inleiding en bijlagen op die betrekking hebben op het proces van richtlijnontwikkeling/-herziening.

3.5 Conceptrichtlijn afronden en voorleggen aan klankbordgroep

Wanneer alle modules geschreven zijn, voegt Stichting PZNL deze samen met de inleiding en bijlagen tot één conceptrichtlijn. De werkgroep beoordeelt deze eerste versie van de richtlijn allereerst, hierna volgt een beoordeling door de klankbordleden. De werkgroep bespreekt de feedback uit de werkgroep en klankbordgroep tijdens een heidag. Na deze heidag zet de werkgroep de laatste puntjes op de i om te komen tot een conceptrichtlijn voor de consultatie.

Wat doet stichting PZNL?
Stichting PZNL voegt alle modules, de inleiding en de bijlagen samen tot één document en redigeert de richtlijntekst. Vervolgens stuurt stichting PZNL de tekst naar de klankbordgroep en verzamelt de binnengekomen feedback uit de klankbordgroep.

In de consultatiefase legt stichting PZNL de conceptrichtlijn voor aan relevante wetenschappelijke-, beroeps-, koepel- en patiëntenverenigingen ter becommentariëring. Ook start de werkgroep onder begeleiding van stichting PZNL met de invulling van het communicatie- en implementatieplan.

4.1 Commentaarronde

Wanneer de conceptrichtlijn definitief is, leg stichting PZNL deze voor aan relevante wetenschappelijke-, beroeps-, koepel- en patiëntenverenigingen. Het doel van de commentaarronde is de conceptrichtlijn inhoudelijk te laten beoordelen door belanghebbenden. De werkgroepleden bepalen aan welke verenigingen de richtlijn wordt voorgelegd. Ook de klankbordgroep ontvangt de nieuwe conceptrichtlijn. Stichting PZNL verzoekt de betrokken verenigingen verzoeken om de conceptrichtlijn aan de leden voor te leggen. Hiervoor krijgen zij doorgaans zes weken de tijd. De leden beoordelen de conceptrichtlijn en geven hierop commentaren. De verenigingen verzamelen de commentaren van hun leden, bundelen en beoordelen deze en sturen deze vervolgens retour aan stichting PZNL.

Wat doet stichting PZNL?
Stichting PZNL redigeert de conceptrichtlijn en verstuurt deze aan alle relevante verenigingen.

4.2 Verwerken van de commentaren

Zodra alle commentaren ontvangen zijn, voegt stichting PZNL deze samen in één tabel. De procesbegeleider verwerkt de tekstuele commentaren en bespreekt de richtlijn-brede commentaren met de voorzitter. Vervolgens beoordelen de werkgroepleden de inhoudelijke commentaren van de modules waar hij/zij bij betrokken zijn. De kartrekker neemt hierin het voortouw. Commentaren die worden overgenomen, worden verwerkt in de richtlijntekst. In een plenaire bijeenkomst bespreekt en verwerkt de werkgroep de laatste commentaren. De antwoorden op alle commentaren koppelt stichting PZNL terug aan de verenigingen.

Wat doet stichting PZNL?
Stichting PZNL verzamelt en ordent de binnengekomen commentaren. Stichting PZNL verwerkt de tekstuele commentaren en begeleidt de werkgroep in het verwerken en beantwoorden van de inhoudelijke commentaren. Stichting PZNL draagt er tot slot zorg voor dat de commentaren en antwoorden worden teruggekoppeld aan de verenigingen. In een laatste redactieslag maakt stichting PZNL de richtlijn klaar voor de autorisatie.

4.3 Start communicatie en implementatie

De werkgroep stelt tijdens de commentaarfase onder begeleiding van stichting PZNL een communicatie- en implementatieplan op. Ook starten zij met het ontwikkelen van diverse producten ter ondersteuning van de communicatie en implementatie (zie stap 6 verspreiding en implementatie).

Wat doet stichting PZNL?
Stichting PZNL heeft de expertise voor het opstellen van het communicatie- en implementatieplan en de producten. Stichting PZNL ondersteunt de werkgroepleden bij het opstellen van deze producten.

De autorisatie van een richtlijn is de formele bekrachtiging van de verenigingen, waarmee de richtlijn onderdeel wordt van de beroepsstandaard.

Alle verenigingen die betrokken zijn bij de ontwikkeling/herziening van de richtlijn, zowel in de werkgroep als in de klankbordgroep, ontvangen een verzoek om de richtlijn de autoriseren. Zij krijgen doorgaans zes weken de tijd om de richtlijn te autoriseren. Wanneer alle verenigingen deze autorisatie hebben afgegeven, is de richtlijn definitief.

Tijdens de autorisatieronde legt de werkgroep de laatste hand aan de activiteiten voor de publicatie, communicatie en implementatie (zie stap 6 verspreiding en implementatie).

Wat doet stichting PZNL?
Stichting PZNL coördineert de autorisatie door alle verenigingen aan te schrijven en de afgegeven autorisaties te verzamelen. Stichting PZNL ondersteunt de werkgroepleden bij het opstellen van de implementatieproducten.

Zodra de autorisatie is afgerond, publiceert stichting PZNL de richtlijn op gerenommeerde richtlijnenwebsites zoals Pallialine en de Richtlijnendatabase. Via diverse kanalen geeft stichting PZNL in samenwerking met de werkgroepleden ruchtbaarheid aan de publicatie van de richtlijn.

Denk hierbij aan:

• Nieuwsberichten op diverse fora als websites, social media en nieuwsbrieven. In ieder geval worden de berichten verspreid op de fora van IKNL en PZNL, maar stichting PZNL betrekt ook de betrokken wetenschappelijke-, beroeps- en patiëntenverenigingen hierin (zoveel als wenselijk);
•  Artikelen in relevante tijdschriften.

Daarnaast stelt de werkgroep in ieder geval de volgende producten op:

• Samenvatting: overzicht van de (belangrijkste) aanbevelingen. Deze wordt gepubliceerd in PalliArts en in de vorm van een samenvattingskaartje in de webshop.
• Patiëntsamenvatting op Overpalliatievezorg.nl
• Overzicht van kennislacunes ter ondersteuning van toekomstig wetenschappelijk onderzoek. Deze kennislacunes identificeert de werkgroep al tijdens het opstellen van de modules. De kennislacunes worden voorgelegd aan stichting PALZON.
• Themapagina op Palliaweb, waarin links naar diverse producten zijn opgenomen.

Wat doet stichting PZNL?
Stichting PZNL publiceert de richtlijn op Pallialine en de Richtlijnendatabase. Ook ondersteunt stichting PZNL bij de activiteiten rondom publicatie, communicatie en implementatie. Stichting PZNL draagt er zorg voor dat de producten die nodig zijn bij de publicatie van de richtlijn gereed zijn op het moment dat alle autorisaties zijn ontvangen. Ook ondersteunt stichting PZNL de verdere verspreiding en implementatie.